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Per "manutenzione incidentale" si intende l’insieme degli interventi che si rendono necessari per risolvere guasti e anomalie su macchine, attrezzature, impianti o fabbricati.
Questo tipo di manutenzione si attiva quando l’operatore, il tecnico di manutenzione o il responsabile, rilevano un guasto, un malfunzionamento o un calo di rendimento. Mediante l’utilizzo dell’apposito modulo, segnalano l’apertura di una "richiesta di intervento".
Il manager dell’attività manutentiva, assegna la richiesta al tecnico (o azienda esterna) che risulta essere la più competente nella risoluzione del problema.
Il tecnico a cui viene segnalata la richiesta, a questo punto esegue l’intervento, avendo ola possibilità di segnalarne il corretto avanzamento, fino alla conclusione dell’attività manutentiva.
L’inserimento, la sospensione o la chiusura dell’intervento possono venire realizzati da qualsiasi utente una volta abilitato.
 

Lo scopo della manutenzione programmata è quello di ridurre al minimo le probabilità di guasti e malfunzionamenti alle apparecchiature, determinando un aumento di rendimento e un calo dei fermi macchina durante la produzione.
Scopo della manutenzione preventiva è anche quello di garantire un grado di sicurezza maggiore delle apparecchiature.
Ad ogni apparecchiatura/impianto viene associato un piano di manutenzione composto dalle attività che devono essere realizzate in relazione a un piano temporale che faccia riferimento a tempistiche definite (quali giorni, settimane, ecc) oppure relative al funzionamento dell’apparecchiatura stessa (ore di lavoro, Km effettuati, ecc.). L’insieme dei piani di manutenzione, costituisce il calendario di manutenzione programmata.
Il manager della gestione della manutenzione viene avvisato delle scadenze delle manutenzioni che si rendono necessarie, e decide di assegnare tali interventi ai tecnici competenti, mediante la creazione di una richiesta di intervento completa delle attività di manutenzione che devono essere eseguite.
Al termine dell’intervento, registrando lo stesso sul sistema, viene aggiornato il calendario di manutenzione in modo da porre all’attenzione del manager di manutenzione lo stato manutentivo in tempo reale.
 

Ad ogni richiesta di intervento conclusa, possono venir imputati i vari costi sostenuti per la corretta esecuzione. Il sistema offre la possibilità di creare un listino personalizzato per manodopera, spese o materiali, dando così la possibilità all’utente di creare dei report più o meno dettagliati.
Ad ogni attrezzatura, impianto è possibile assegnare una voce di spesa e ad ogni tipo di attività è possibile associare una classe, in questo modo è possibile gestire un vero e proprio piano dei conti relativo alle spese sostenute per la corretta gestione.
 

Il sistema contiene report precompilati per la visione immediata dei dati, e un modulo di creazione personalizzata dei report, dando la possibilità all’utente di generare un report personalizzato in basi ai vari criteri di classificazione.
I report creati, possono essere visualizzati stampati oppure esportati in un foglio di calcolo.
 

Il sistema permette di gestire diverse unità operative e diversi utenti che accedo al sistema con diversi livelli di autorizzazione. I responsabili di unita operativa hanno la possibilità di modificare e aggiornare i dati presenti, mentre all’amministratore del sistema può creare nuovi utenti a modificare le associazioni tra gli utenti stessi e le unità operative.
La struttura delle unità operative è costituita dall’insieme degli impianti e delle attrezzature presenti nella struttura stessa. Ad ogni impianto/attrezzatura è possibile associare delle immagini. E’ possibile gestire anche la documentazione relativa al fabbricato stesso mediante l’associazione dell’UO con file di diverso tipo (fino a un massimo di 500KB per unità operativa).